Interview met Virtuele Assistent Mariëlle: door de flexibiliteit van deze job kan ik ook veel voor anderen betekenen

Ongeveer 15 jaar geleden studeerde ik af op Office Management bij Schoevers. Daarna heb ik op een accountantskantoor gewerkt als directiesecretaresse. Ik heb daar heel veel ervaring opgedaan als ondersteuner/ontzorger. Vervolgens ben ik bij een advocatenkantoor gaan werken en zo veel mogen leren van juridische taken.

Mijn privé situatie veranderde, omdat ik kinderen kreeg. Vanaf dat moment voelde het alsof ik vast zat in een 9 tot 5 blok, daarbij kwam ‘s ochtends en ‘s avonds 45 minuten reistijd. Dat bracht mijn werk- en privésituatie uit balans en zorgde voor veel stress, omdat ik mijn werk goed wilde doen, maar uiteraard ook de nieuwe geweldige “baan” als moeder had gekregen.

Toen ben ik een tijd op zoek gegaan naar werk dichterbij huis, maar dat schoot eigenlijk niet echt op. Opeens wist ik het – Ik wil werken op de tijd dat het mij uitkomt en zonder filestress. Ik ben simpelweg gaan Googlen en kwam al vrij snel uit bij Moneypenny.

Op dat moment waren er geen vacatures, maar ik schreef mij wel in voor de nieuwsupdate voor nieuwe vacatures. “Kan geen kwaad, toch?” Dacht ik. En zo geschiedde.

Toen ik begon met mijn eerste klant was dat best wel spannend, want ik zegde mijn vaste contract op om met één opdrachtgever te beginnen bij Moneypenny. Het was meteen een grote klant, die ongeveer de helft van mijn tijd zou vullen. Dat was prima, omdat ik er rekening mee had gehouden dat het nog wel even zou duren voordat ik “vol” zou zitten, maar na 2 maanden werd ik gekoppeld aan de volgende klant en een half jaar later zat ik echt vol.

Ik vind het grappig hoe het is gegaan, want op een gegeven moment vroeg één van mijn klanten: “Zeg Mariëlle… Ik heb nog een collega… Die zoekt ook  een VA. Maar dan wil ze wel jou hebben!” Heel erg leuk om zo’n bericht te krijgen. Dat ging om 2 uur in de week,  dus dat kon er nog wel bij. Ik heb gemerkt dat als je eenmaal ingewerkt bent, dat dingen  makkelijker en sneller gaan. Dat zorgt ervoor dat ik ruimte kreeg in mijn week en deze klus kon aannemen.

Op dit moment heb ik 4 vaste klanten via Moneypenny: één advocatenkantoor, twee bedrijfsartsen en organisatie die zich bezighoudt met het verbeteren van teamprestaties. Daarnaast help ik ook regelmatig met het notuleren en transcriberen van vergaderingen of onderzoeken.

Dat kan echt van alles zijn, maar op dit moment is het voornamelijk:

• Agendabeheer en afspraken maken
• Mailbox beheer
• Presentaties maken
• Enquêtes uitzetten, reacties bijhouden en reminders sturen
• Juridische correspondentie en processtukken opstellen en versturen
• Overeenkomsten maken opstellen
• Brieven opstellen

Mijn twee tips zijn om 1) altijd mee te denken met de klant, ‘wat kan er in het proces beter/efficiënter?’. En 2) goed blijven communiceren. Stel je opdrachtgevers ook altijd de vraag wanneer de deadline is en communiceer als iets niet (meteen) kan.  Dan natuurlijk ook direct aangeven wanneer het wel lukt.

Qua tijd verdeel ik mijn dagen echt in blokken per klant en probeer ik tussendoor niet iets voor een andere klant te doen. Ik denk vooraf na over welke klussen moeten tussen 9 en 5 (bijv. Iemand bellen) en welke klussen ik in de avond kan doen.

Als laatste tips zou ik zeggen: ontzorg je klant door bijv. afspraken zo volledig mogelijk in de agenda te zetten, boek ook extra tijd voor reizen & voorbereiden… én stel bepaalde regels in voor de mailbox. Zoals bijvoorbeeld voor de nieuwsbrieven. Dat scheelt je klant tijd en ben je echt van toegevoegde waarde. Succes gegarandeerd. Eén dag nadat ik dat had gedaan bij één van mijn klanten zeiden ze al: “Wauw! Fantastisch!” En ik dacht stiekem: “Tsja, ik heb alleen maar 10 regels voor je ingesteld, hoor.”

Dan merk je dat je werkt voor mensen die ergens anders heel goed in zijn. Die komen gewoon niet op zoiets, maar vinden dat soort kleine hulpmiddeltjes heel fijn!

Nee, ik heb hele makkelijke opdrachtgevers volgens mij!

Dat kan ook, haha. Ik moet mijn eerste baas eigenlijk bedanken. Want hoe ik werk is hoe hij het mij geleerd heeft. Die man had 24 uur in een dag, maar hij had vaak voor 26 uur per dag werk. Hij was heel erg bezig met hoe kunnen dingen efficiënter en beter. Daar heb ik ontzettend veel van geleerd.

In principe werk ik op tijden dat mijn kinderen er niet zijn. Daarnaast vind ik het heel fijn om in de avond te werken als de kinderen op bed liggen. Soms belt een klant als het niet zo goed uitkomt, dan bel ik hem op een later moment terug. Je hoeft voor deze baan ook niet 24/7 bereikbaar zijn.

Ja, zeker. De kinderen vinden het heerlijk dat ze als ze uit school komen lekker naar huis kunnen en dan hun verhaal kwijt kunnen. Wat dat betreft heeft mijn baan bij Moneypenny echt zo veel rust gebracht bij ons. Ik zie eigenlijk alleen maar voordelen.

Ik merk dat als ik ’s avonds werk sommige klanten zich bijna bezwaard voelen, omdat ik in de avond werk. Maar ik ben juist ’s avonds aan het werk, omdat dat mij goed uitkomt. Soms merk ik daaraan wel dat klanten het 9 tot 5 verhaal nog niet helemaal los hebben gelaten, ondanks dat ze een VA hebben.

Het voelt eigenlijk niet als werken voor mij. Door de flexibiliteit en het werken wanneer het mij uitkomt, kan ik ook veel voor anderen betekenen. Een paar maanden geleden kon ik bijvoorbeeld alles uit mijn handen laten vallen, omdat mijn zus mij voor een paar uurtjes écht nodig had. Dan heb je gewoon die vrijheid. Als je op kantoor zit dan is dat een stuk lastiger.

Dat vind ik wel echt heel gaaf. Die vrijheid. Het gaat voor mij om die kleine dingetjes. Dat ik dat soort dingen kan doen, dat is mij zoveel waard.

Neem alle informatie op deze site goed door. Ben je na het lezen daarvan nog steeds enthousiast? Dan ontvangen we graag je sollicitatie op een van onze VA-jobs.