Succes begint bij de juiste match: Jamie over haar rol als VA

Zou je allereerst iets meer over je achtergrond kunnen vertellen?

Ik heb altijd veel verschillende dingen gedaan en was lange tijd zoekende naar wat echt bij me paste. Uiteindelijk heb ik Fashion Business gestudeerd, meer gericht op de zakelijke kant dan het creatieve. Hoewel ik een tijdje in die wereld heb gewerkt, merkte ik al snel dat het niet helemaal bij me paste. De kennis over inkoop en marketing gebruik ik nu nog steeds in mijn werk.

Vrij snel rolde ik het management in. Ik was onder andere shopmanager bij een kledingwinkel in Amsterdam, deed de branding en inkoop en werkte een tijd op het hoofdkantoor. Daarna maakte ik de overstap naar e-marketing, bij een start-up die klanten hielp met shopping-advertenties. Daar werkte ik langere tijd en vervulde ik allerlei rollen: van team lead tot het tijdelijk overnemen van finance-taken en het oppakken van Office Manager-werkzaamheden. Het was heel veelzijdig, zoals dat vaak gaat bij start-ups. Ik was echt een manusje van alles.

Toch merkte ik dat een 9-tot-5 leven, waarbij iemand anders bepaalde wanneer ik pauze mocht nemen, niet bij me paste. Ik wilde ook privé meer ruimte maken voor dingen die ik belangrijk vond, zoals zelfontwikkeling. Inmiddels geef ik ademwerk-sessies en dat combineer ik met mijn werk als VA. In die wellness-wereld wil ik me de komende tijd verder ontwikkelen.

Hoe ben je bij Moneypenny terecht gekomen?

Ik was op zoek naar iets dat meer betekenis had, want ik vond het niet fijn om alleen maar bezig te zijn met geld verdienen. Daarnaast hebben mijn vriend en ik de wens om (tijdelijk) vanuit het buitenland te werken, en Moneypenny maakt dat mogelijk. Ik droomde daar al jaren van, maar had nooit gedacht dat dit soort werk écht bestond – ik had er ook nog nooit van gehoord.

Tot het opeens op mijn pad kwam. Een vriendin van mij werkt ook als VA, maar dan als freelancer. Ik heb erover nagedacht om die route ook te nemen, maar omdat ik daarnaast andere bezigheden heb, wilde ik niet te veel tijd kwijt zijn aan het opzetten van een bedrijf of het zoeken van klanten. Geef mij maar gewoon klanten waarop ik me kan focussen, dat vind ik leuk.

Ik had mijn baan al opgezegd, omdat het tijd was voor iets nieuws, en ik nam even de ruimte om te heroriënteren. Toen kwam ik Moneypenny tegen via Google, en het voelde meteen goed. Het past perfect: ik kan met verschillende klanten werken, doe nog steeds de dingen waar ik goed in ben, maar dan met veel meer overzicht en eigenaarschap. Het voelt echt alsof ik dit al jaren doe.

Ik droomde daar al jaren van, maar had nooit gedacht dat dit soort werk écht bestond.

Zou je iets kunnen vertellen over de opdrachtgevers die je ondersteunt en wat je voor ze doet?

Ik werk momenteel voor vier opdrachtgevers, elk met heel verschillend werk.

Voor een matching-bureau dat professionals koppelt aan opdrachten op hoog niveau, ondersteun ik een van de co-founders met zijn agenda en doe ik de financiële onboarding. Zodra een project start, zorg ik dat alle gegevens in het systeem staan voor een goede facturatie. Ook volg ik betalingen op. Omdat het een scale-up is, komen er steeds nieuwe taken bij, wat het afwisselend houdt.

Daarnaast werk ik voor een non-profitorganisatie die financiële instellingen helpt om duurzaam te werken. Denk aan partners zoals Rabobank, die via hun platform worden begeleid bij verduurzaming en het vergroten van hun positieve impact. Ik begon met het begeleiden van de migratie naar een nieuw platform. Inmiddels ben ik platformmanager en beheer ik de volledige content. Ook doe ik een deel van de financiële administratie.

Voor een vastgoedbedrijf neem ik uiteenlopende administratieve taken op me. Denk aan het opzetten van Slack, het aanvragen van verzekeringen en andere office management-achtige werkzaamheden.

Mijn vierde opdrachtgever is opnieuw een non-profitorganisatie, actief op thema’s als klimaatverandering, biodiversiteit, landbouw, governance en economie. Ze voeren veel Europese projecten uit. Ik ondersteun hen structureel bij hun board meetings, en bij de maandelijkse en tweemaandelijkse overlegmomenten. Ik notuleer die bijeenkomsten, werk actiepunten uit en houd samen met mijn klant overzicht op wat nog openstaat. Ik ben een soort extra paar ogen.

Daarnaast doe ik allerlei andere taken voor ze. Zo heb ik onlangs het HR-handboek en het OA-handboek opgezet. Daarvoor heb ik AI (ChatGPT) ingezet. In het begin was er wat terughoudendheid vanwege privacy, dus we hebben het beperkt gebruikt, voornamelijk bij algemene wet- en regelgeving die in Europa vastligt. Uiteraard check ik altijd of de inhoud klopt, want ik vertrouw AI niet blind. Soms komt er iets uit dat helemaal niet klopt, dus daar ben ik kritisch op.

Hoe ziet jouw werkdag eruit?

Ik begin meestal rond 10 uur. De ochtenden zijn belangrijk voor mij; ik neem tijd om te wandelen, yoga te doen of te mediteren. Dat helpt me om goed te starten en in contact te blijven met mezelf. Ik werk vaak wat langer door, maar neem dan ook een lange pauze van zo’n twee uur om buiten te zijn en rustig te lunchen. Liever één grote pauze dan veel kleine tussendoor.

Ik werk niet fulltime en probeer één dag per week vrij te houden. Dan ben ik wel online als het nodig is, maar plan zelf niets in. Die tijd gebruik ik voor mijn eigen bedrijf, creatieve ideeën of afspraken. Zo ziet mijn ideale week eruit.

Ik maak geen strakke weekplanning. Ik begin gewoon, kijk per klant wat prioriteit heeft, en ga daarmee aan de slag. Ik houd bij hoe lang ik aan iets werk en schakel daarna door naar de volgende taak.

Hoe ga jij om met fluctuerende werkdruk in vakantieperiodes bij je klant?

In het begin vond ik dat even wennen. Ik dacht: “Oh ja, dit kan natuurlijk gebeuren,” want het heeft natuurlijk invloed op je inkomen. Gelukkig had ik een klant waar ik al langer voor werk, en daar kon ik juist weer meer taken oppakken. Als anderen op vakantie gaan, kun je ook werk van hen overnemen.

Bij Moneypenny zijn er altijd oplossingen. Als het bij je eigen klanten tijdelijk rustiger is, kun je invallen bij anderen of nieuwe klanten aannemen. Er is genoeg werk als je wilt werken. Natuurlijk is het even schakelen, maar je wordt er goed op voorbereid. En het geeft soms ook ruimte om aandacht te geven aan andere dingen.

Welke vaardigheden heb je ontwikkeld sinds je voor Moneypenny bent gaan werken?

Sinds ik voor Moneypenny werk, heb ik een ander niveau van zelfstandigheid en discipline ontwikkeld. Ik had eerder wel leidinggevende rollen, maar er was altijd iemand boven me. Nu draag ik zelf de volledige verantwoordelijkheid. Je moet jezelf motiveren, ook op mindere dagen.

Daarnaast leer je jezelf echt presenteren. Je wordt je veel bewuster van wat je te bieden hebt, omdat je dat ook actief moet uitdragen. In kick-offs en pitches vertegenwoordig je niet alleen jezelf, maar ook Moneypenny. Dat was soms even wennen, maar het heeft me veel zelfvertrouwen gegeven. Je merkt dat klanten met je willen werken en dat je iets te bieden hebt. Dat is heel motiverend.

Sinds ik voor Moneypenny werk, heb ik een ander niveau van zelfstandigheid en discipline ontwikkeld.

Hoe ervaar je de samenwerking op afstand?

Over het algemeen ervaar ik de samenwerking op afstand als heel positief. De eerste week met een nieuwe klant is soms even aftasten, want iedereen werkt anders. Maar je went er snel aan.

Veel van mijn klanten werken zelf ook volledig remote of gaan hooguit één keer per week naar kantoor, dus zij zijn eraan gewend, dat helpt. Zelf hoefde ik er niet aan te wennen; ik keek juist uit naar deze manier van werken. Niet meer naar kantoor fietsen of om 9 uur ergens moeten zijn, die vrijheid voelde meteen als een verademing.

Niet meer naar kantoor fietsen of om 9 uur ergens moeten zijn, die vrijheid voelde meteen als een verademing.

Wat zijn de voordelen van een virtueel assistent zijn?

Voor mij is de grootste winst de vrijheid en flexibiliteit. Daarnaast vind ik het geweldig dat ik met verschillende klanten werk, je leert er enorm veel van. In een vaste functie zit je vaak vast aan één takenpakket, terwijl dit werk alle kanten op kan.

Ik hou ervan om problemen op te lossen en processen voor klanten overzichtelijker te maken. Ook vind ik het waardevol dat ik mag bijdragen aan organisaties waar ik in geloof. Doordat ik mijn werk zelf vormgeef, is er ruimte om te groeien in mijn eigen kwaliteiten en ideeën.

Doordat ik mijn werk zelf vormgeef, is er ruimte om te groeien in mijn eigen kwaliteiten en ideeën.

Zitten er ook nadelen aan virtueel assistent zijn?

Ik zou het geen groot nadeel noemen, maar de uren kunnen wel fluctueren. Je hebt geen vast maandsalaris, dus daar moet je even je weg in vinden. Veel VA’s combineren het met iets anders, wat helpt als vangnet.

Het vraagt ook om een bepaalde proactiviteit. Je moet zelf aangeven als je ruimte hebt voor nieuwe klanten, hulp kunt gebruiken of vakantiewerk wilt overnemen. Moneypenny kan niet in je agenda kijken, dat ligt echt bij jezelf.

Hoe ervaar je de ondersteuning die Moneypenny biedt aan de virtueel assistenten?

De samenwerking met Moneypenny is erg prettig. Je kunt altijd terecht bij je accountmanager of buddy, en ze reageren snel. Ook het contact met andere VA’s is laagdrempelig, er zijn meerdere manieren om die verbinding op te zoeken.

Ik vind het juist fijn dat je niet in een traditioneel team werkt. In eerdere banen was ik vaak teamleider, maar ik voel me veel beter in mijn eigen “stulpje” thuis. Dit past echt bij mij, de maandagen zijn ineens een stuk lichter.

Dit past echt bij mij, de maandagen zijn ineens een stuk lichter.

Wat zou je adviseren aan iemand die overweegt om als virtueel assistent bij Moneypenny te solliciteren?

Als je het overweegt, is de interesse er al – dan zeg ik: doe het gewoon!

Het grote voordeel van Moneypenny is dat je het niet alleen hoeft te doen. Je hoeft niet meteen met 100 uur per maand te starten; je kunt rustig opbouwen. Er is veel flexibiliteit, een luisterend oor en ze denken echt met je mee.

Het VA-schap geeft je vrijheid en ruimte om aan je eigen kwaliteiten te werken en iets voor jezelf op te bouwen. Als het toch niets voor je blijkt te zijn, dan weet je dat tenminste. Anders blijf je misschien hangen in je oude baan met het gevoel van “wat als…” Neem gewoon die volgende stap.

Het VA-schap geeft je vrijheid en ruimte om aan je eigen kwaliteiten te werken en iets voor jezelf op te bouwen.

Toe aan een nieuwe stap?

Twijfel je nog of het VA-schap iets voor jou is? Neem alle informatie op deze site goed door. Ben je na het lezen daarvan nog steeds enthousiast? Dan ontvangen we graag je sollicitatie op een van onze VA-jobs.