Zou je iets willen vertellen over je achtergrond en hoe je het VA-vak bent ingerold?

Mijn achtergrond is eigenlijk best bijzonder, want ik kom niet uit de administratieve hoek, maar uit het juridische vak. Ik heb notarieel recht gestudeerd en werkte in het notariaat. Tijdens mijn studententijd deed ik er altijd wat administratieve klussen bij voor een taxibedrijf, zoals facturatie, betalingen, de mail en de agenda beheren. Dat vond ik eigenlijk altijd al leuk, al wist ik toen nog niet dat dit soort taken ook onder een echt vakgebied vielen: het VA-schap.

Door de constante werkdruk in het notariaat begon ik het werk op een gegeven moment minder leuk te vinden. Toen ik kinderen kreeg en met verlof ging, realiseerde ik me dat ik dit niet meer wilde. Ik vind het fijn om te werken en ook naast het moederschap andere dingen te doen, maar niet ten koste van mijn gezin.

Ik ben me gaan verdiepen in wat ik dan wél wilde. Ik wilde iets vanuit huis doen en stuitte via Google op het VA-concept. Ik dacht direct: “hé, dit is top, dit wil ik”. Het zijn precies de taken die ik altijd al leuk vond én ik kan het combineren met mijn gezin. In het notariaat werden wel beloftes gedaan over flexibel en thuiswerken, maar in de praktijk gebeurde dat niet, zeker niet na corona toen iedereen weer op kantoor moest zijn. Met jonge kinderen moest het anders kunnen, en omdat die ruimte er niet kwam, ben ik een andere weg ingeslagen.

“Het zijn precies de taken die ik altijd al leuk vond én ik kan het combineren met mijn gezin.”

Welke opdrachtgevers ondersteun je op dit moment?

Ik ben begonnen met “van alles wat”, maar op dit moment ondersteun ik vier opdrachtgevers. Eén daarvan is een fiscalist, dit heeft natuurlijk raakvlakken met mijn juridische achtergrond, omdat fiscaliteit daar onderdeel van was. Voor haar doe ik vooral administratieve taken.

Daarnaast werk ik voor een bedrijf in import en export, dat productie en verscheping regelt voor winkels als Zeeman en Action. Ik houd het hele proces bij en zorg dat alles volgens plan verloopt. Een andere klant is actief in de branding- en creatieve sector. Daar verzorg ik vooral de administratie: facturatie, boekhouding, agenda- en inbox beheer.

Mijn nieuwste klant heeft een wereldwijde consultancy praktijk en adviseert op het gebied van quantumtechnologie. Voor haar beheer ik de agenda’s en e-mails. Het grootste knelpunt was het combineren van vier verschillende agenda’s, die vanwege beveiligingsinstellingen niet te koppelen waren. Ze werkt met privacygevoelige informatie voor internationale organisaties, waarvoor strikte beveiligingseisen gelden.

Hoe zorg jij er als VA voor dat je zorgvuldig en veilig omgaat met bedrijfsinformatie van klanten?

Ik hanteer sowieso alle veiligheidsadviezen die we vanuit Moneypenny meekrijgen. Ik werk met een password manager en gebruik sterke, unieke wachtwoorden voor alles. Bij vrijwel alle mailboxen van klanten heb ik multi-factor authenticatie ingesteld.

Vanuit mijn juridische achtergrond ben ik gewend om met privacygevoelige informatie om te gaan. Ik realiseer me dat ik bij sommige informatie extra alert moet zijn. Ik denk dat het belangrijk is om je bewust te zijn van wat je doet en om gevoelige informatie altijd met alertheid en consequentie te behandelen.

“Ik denk dat het belangrijk is om je bewust te zijn van wat je doet en om gevoelige informatie altijd met alertheid en consequentie te behandelen.”

Wat zijn volgens jou essentiële gewoontes of werkwijzen voor een veilige samenwerking op afstand?

Belangrijk is het gebruik van een password manager en sterke, unieke wachtwoorden. Het instellen van multi-factor authenticatie waar mogelijk is ook een goede stap. Daarnaast is het verstandig om na te denken over veilige opslag van gevoelige bestanden, bijvoorbeeld door een beveiligde cloud te gebruiken in plaats van alles in e-mailboxen of op een lokale harde schijf te laten staan. Het is ook niet verstandig om dit soort informatie zomaar op je eigen laptop op te slaan, zeker niet met het risico van verlies of diefstal.

Met welke tools werk je graag om die samenwerking efficiënt én veilig te houden?

Ik werk graag met Notion (een webapplicatie voor het beheren van projecten en het maken van notities). Voor het opslaan van wachtwoorden gebruik ik Bitwarden. Soms werk ik ook met de applicaties van de opdrachtgever zelf. Daarnaast gebruik ik een VPN.

Welke vaardigheden heb je verder ontwikkeld sinds je werkt via Moneypenny?

Ik ben van nature best een people pleaser en was snel geneigd om overal ja op te zeggen. Ik heb geleerd om dichter bij mezelf te blijven en niet alles aan te nemen waardoor het voor mij onoverzichtelijk wordt. Soms valt iets buiten mijn takenpakket, dan is ‘nee’ ook een antwoord. Deze les pas ik nu ook meer toe in mijn privéleven.

Daarnaast heb ik geleerd om niet bang te zijn voor het onbekende en nieuwe dingen te proberen. Als er iets in een takenpakket stond wat niet binnen mijn expertise viel, zoals het beheren van een website, deinsde ik daar eerst voor terug. Ik dacht al snel: dat is niks voor mij, dat snap ik niet. Nu denk ik juist: ik probeer het gewoon. Dankzij het vangnet van Moneypenny durf ik uit mijn comfortzone te stappen. En als ik er niet uitkom, weet ik dat er genoeg VA’s zijn die me verder kunnen helpen.

Wat geeft jou de meeste energie in je werk als Virtueel Assistent?

Zo heb ik bijvoorbeeld de boekhouding voor een klant helemaal vanaf de basis opgezet en meegedacht met de accountant, dat vond ik heel leuk om te doen. Ik denk graag mee over hoe processen slimmer of geautomatiseerd kunnen.

De waardering van klanten geeft me ook veel voldoening. Zeker als ze aangeven dat ze mijn hulp in drukke periodes echt waarderen. Als een simpele handeling van mij, zoals het structureren van een agenda, de klant enorm helpt en lucht geeft, maakt me dat extra blij. Je voelt de waardering, ook al werk je op afstand.

“Ik krijg energie van orde brengen in chaos.”

Wat zou je adviseren aan iemand die overweegt om als Virtueel assistent bij Moneypenny aan de slag te gaan?

Ik zou zeggen: denk er niet te licht over. De flexibiliteit is er, en je kunt je werk zelf inplannen, maar je moet er wel écht achter staan. Het vraagt ook dat je soms werkt buiten traditionele kantoortijden, bijvoorbeeld ’s avonds of in het weekend. Die flexibiliteit moet bij je passen; als je liever strakke werktijden hebt, is dit misschien niet helemaal geschikt. Je bent niet volledig vrij, er komt dagelijks werk voorbij.

Laat je ook niet tegenhouden door mensen die het VA-schap niet begrijpen of er een oordeel over hebben. Er is absoluut werk voor VA’s, en je hoeft niet te twijfelen of er wel genoeg uren zijn. Wij doen gewoon het werk dat ook op kantoren gebeurt, alleen zit daar misschien iemand 16 uur per week achter een bureautje, terwijl wij het in 5 uur doen, omdat we onze tijd efficiënter kunnen indelen.

Als je het echt graag wilt, moet je het gewoon doen en niet bang zijn voor het onbekende. Het werk is enorm afwisselend, met verschillende klanten en uiteenlopende taken. Dat maakt het juist zo leuk!